Phần lớn hội đoàn của người Việt ở nước ngoài gắn chặt với một vài người cụ thể. Khi những người ấy già đi hoặc rút lui, tổ chức thường không chuyển giao được — nó teo lại rồi lặng lẽ dừng.
Lý do nằm ngay trong cách nó được lập ra, chứ không phải ở chỗ lớp sau thờ ơ.
Tổ chức chạy bằng người chứ không bằng cơ chế
Trong những năm đầu, việc chạy được là nhờ có người biết phải gọi ai, biết ai giúp được việc gì, và sẵn sàng bỏ thời gian không công.
Cách đó rất hiệu quả và có một hệ quả: mọi thứ nằm trong đầu một vài người. Không có danh sách, không có quy trình, không có hồ sơ — vì suốt nhiều năm không ai cần tới chúng.
Tới lúc cần chuyển giao thì thứ phải chuyển lại không tồn tại dưới dạng chuyển được.
Người sáng lập thường không rút đúng lúc
Không phải vì ham giữ. Thường là vì ba lý do rất người.
Họ đã bỏ vào đó nhiều năm và tổ chức là một phần đời sống của họ. Họ lo rằng nếu mình buông thì nó sẽ tan — một nỗi lo có cơ sở. Và không ai nói với họ rằng đã tới lúc, vì trong cộng đồng đó là chuyện khó mở lời.
Kết quả là việc chuyển giao thường xảy ra quá muộn, khi người sáng lập không còn đủ sức để hướng dẫn người kế tục.
Lớp kế tục không thiếu người mà thiếu chỗ
Người trẻ trong cộng đồng thường sẵn sàng làm — nhưng làm theo cách khác: việc ngắn hạn, cụ thể, có thể xoay quanh công việc và gia đình riêng.
Cấu trúc hội đoàn cũ lại đòi một cam kết khác: có mặt đều, giữ một chức vụ, ngồi họp dài, và ở lại nhiều năm.
Khoảng cách ấy không phải khác biệt về thiện chí mà là khác biệt về hoàn cảnh sống. Người đang nuôi con nhỏ và làm toàn thời gian không có loại thời gian mà tổ chức cũ đòi hỏi.
Gắn bó ban đầu không truyền được
Đây là điểm đã nói ở bài đầu chuyên mục và nó quay lại ở đúng chỗ này.
Một hội đồng hương tồn tại vì các thành viên cùng một quê. Con cái họ không có gắn bó đó — chúng chưa từng sống ở nơi ấy và không quen ai ở đó.
Vậy nên muốn tổ chức tiếp tục, nó phải đổi sang một cơ sở khác: không còn là hội của người cùng quê mà là hội của những người muốn làm một việc gì đó cụ thể. Đổi được thì sống; không đổi được thì hết đời sáng lập là hết.
Những gì thường mất khi một tổ chức dừng
- Mạng lưới liên lạc: ai gọi được cho ai khi có việc.
- Hồ sơ và hình ảnh của cả một giai đoạn cộng đồng.
- Các mối quan hệ với chính quyền địa phương và các tổ chức bản xứ.
- Và thứ khó thay nhất: người biết phải làm gì khi có tang, có tai nạn, có gia đình gặp nạn.
Phần cuối cùng thường chỉ lộ ra khi cần, và lúc đó thì không còn ai để hỏi.
Những gì giúp được, làm trong lúc còn kịp
Không phải một cuộc cải tổ, mà vài việc nhỏ và cụ thể:
- Viết ra những gì đang nằm trong đầu. Danh sách liên lạc, việc phải làm theo mùa, ai phụ trách phần nào, những việc đã từng xử lý.
- Tách việc lớn thành việc nhỏ có thời hạn, để người bận vẫn nhận được một phần.
- Giao việc thật cho người trẻ sớm, kể cả khi họ làm khác cách cũ.
- Nói chuyện kế tục khi chưa cần, chứ không đợi tới lúc có chuyện.
Việc đầu tiên là việc rẻ nhất và bị bỏ qua nhiều nhất — đúng như chuyện ghi lại ký ức gia đình đã nói ở một chuyên mục khác của trang này.
Một dạng chuyển giao ít ai nghĩ tới
Không phải tổ chức nào cũng cần tồn tại mãi. Có những hội đã làm xong việc của nó: người mới không còn tới, nhu cầu ban đầu không còn nữa.
Trong trường hợp đó, việc đáng làm không phải cố giữ mà là kết thúc cho tử tế: bàn giao hồ sơ và hình ảnh cho một nơi lưu giữ được, xử lý tài sản và tài khoản theo đúng thủ tục, nói rõ với thành viên.
Một tổ chức kết thúc đàng hoàng để lại nhiều hơn một tổ chức kéo dài tới lúc không ai còn liên lạc được với ai.
Điều bài này không làm
Không nêu tên tổ chức nào, không đánh giá ai, và không đưa ra mô hình quản trị.
Việc giải thể, chuyển giao tài sản, tài khoản hay tư cách pháp nhân của một hội đoàn đều có thủ tục theo luật của nước sở tại và khác nhau giữa các nơi — đó là việc của luật sư và kế toán tại đó, không phải việc tự thu xếp trong nội bộ.
Vì sao hội đoàn khó chuyển giao?
Vì tổ chức chạy bằng người chứ không bằng cơ chế — mọi thứ nằm trong đầu vài người, nên tới lúc cần chuyển thì thứ phải chuyển không tồn tại dưới dạng chuyển được.
Có phải lớp trẻ thờ ơ không?
Thường không. Họ sẵn sàng làm việc ngắn hạn, cụ thể, xoay quanh công việc và gia đình — trong khi cấu trúc cũ đòi có mặt đều và giữ chức vụ nhiều năm.
Việc rẻ nhất nên làm ngay là gì?
Viết ra những gì đang nằm trong đầu người phụ trách: danh sách liên lạc, việc theo mùa, ai phụ trách phần nào, những tình huống đã từng xử lý.
Tổ chức không còn nhu cầu thì nên làm gì?
Kết thúc cho tử tế: bàn giao hồ sơ và hình ảnh, xử lý tài sản theo đúng thủ tục với luật sư hoặc kế toán, và nói rõ với thành viên.
